Urlaubsrückstellung
Was ist eine Urlaubsrückstellung?
Urlaubsrückstellungen sind Passivposten in der Bilanz, die du als Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen bilden musst, um die Verpflichtungen aus dem noch nicht genommenen Urlaub deiner Mitarbeiter finanziell abzubilden. Es handelt sich hierbei um eine Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern, die am Bilanzstichtag besteht, aber erst in der Zukunft zu Auszahlungen führt.
Rechtliche Grundlagen
In Österreich ist die Bildung von Urlaubsrückstellungen im Unternehmensrecht verankert. Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub haben. Dieser Anspruch ist in den Urlaubsrückstellungen zu berücksichtigen, da der Urlaub zwar wirtschaftlich betrachtet bereits „verdient“, aber noch nicht in Anspruch genommen wurde.
Die Höhe der Rückstellung bemisst sich nach dem Anspruch des Mitarbeiters auf bezahlten Urlaub zum Bilanzstichtag, multipliziert mit dem anteiligen Gehalt. Sie ist zu jedem Bilanzstichtag zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Berechnung und Verbuchung
Für die Berechnung der Urlaubsrückstellung musst du zunächst den noch offenen Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters ermitteln. Der Anspruch ergibt sich aus den gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben (in der Regel fünf Wochen) und den bis zum Bilanzstichtag aufgelaufenen, aber noch nicht verbrauchten Urlaubstagen.
Die Höhe der Rückstellung errechnet sich dann aus dem offenen Urlaubsanspruch multipliziert mit dem durchschnittlichen Tages- oder Stundensatz des Mitarbeiters. In diese Berechnung fließen alle Gehaltsbestandteile ein, die im Falle des Urlaubs weitergezahlt werden müssen, wie beispielsweise der Grundlohn und Überstundenzuschläge.
Die Buchung der Urlaubsrückstellung erfolgt dann im Haben auf einem entsprechenden Rückstellungskonto und im Soll auf einem Aufwandskonto. Dies erhöht die Passiva deiner Bilanz und den Personalaufwand in deiner Gewinn- und Verlustrechnung.
Bei der nächsten Inanspruchnahme von Urlaub oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wird die Rückstellung aufgelöst. Die Auflösung erfolgt durch eine Gegenbuchung: im Soll auf dem Rückstellungskonto und im Haben auf dem Aufwandskonto. Dies führt zu einer Verminderung der Verbindlichkeiten und gleichzeitig zu einer Reduzierung des Personalaufwandes.
Bedeutung für die Unternehmensführung
Die Bildung von Urlaubsrückstellungen ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern bietet dir auch als Unternehmer eine realistischere Darstellung der finanziellen Verpflichtungen deines Unternehmens. Sie sorgt für eine periodengerechte Zuordnung der Aufwendungen und verhindert, dass in Perioden ohne Urlaubsabgänge zu niedrige Personalaufwände ausgewiesen werden, was zu einem verzerrten Bild der wirtschaftlichen Lage führen kann.
Außerdem ermöglichen Urlaubsrückstellungen eine bessere Liquiditätsplanung, da du als Unternehmer frühzeitig die finanziellen Mittel für den Urlaub deiner Mitarbeiter einplanen kannst. Dies verhindert, dass du in Zahlungsschwierigkeiten gerätst, wenn Mitarbeiter ihren Urlaub geballt oder unerwartet nehmen.
In deiner strategischen Unternehmensplanung solltest du die Höhe der Urlaubsrückstellungen im Auge behalten, denn sie stellt eine Verbindlichkeit dar, die kurzfristig zu einer Liquiditätsbelastung führen kann.
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