Vielleicht hast du schon etwas darüber gehört oder gelesen: ViDA, die Abkürzung für „VAT in the digital Age“ bringt Bewegung in das Thema „e-Rechnung“ in Österreich: Laut dem Vorschlag der Europäischen Kommission sollen bis 2028 e-Rechnungsmeldungen (schrittweise) verpflichtend werden.
Wir erklären dir, was ViDA genau ist, welchen Einfluss ViDA auf die Rechnungslegung in Österreich hat und welche Auswirkungen der Punkt „e-Rechnungen“ auf dich und dein Unternehmen hat.
Was genau ist ViDA?
ViDA ist die Abkürzung für „VAT in the digital Age“. Übersetzt heißt dies so viel wie „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“.
Im Jahr 2019 wurde bei einer EU-Konferenz festgestellt, dass es durch die Weiterentwicklung von neuen Geschäftsmodellen, die fortschreitende Digitalisierung und die damit zusammenhängenden neuen Möglichkeiten des Steuerbetrugs nötig sein wird, die aktuellen Vorschriften bezüglich Mehrwertsteuer zu überarbeiten und den neuen bzw. zukünftigen Gegebenheiten anzupassen.
In dieser Konferenz kam man zu dem Ergebnis, dass dies nur durch Änderungen der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL 2016/112/EG) erreicht werden kann. Der daraufhin erarbeitete Maßnahmenplan wurde unter dem Begriff „VAT in the digital age“ – kurz „ViDA“ bekannt gemacht. Der Plan der EU-Kommission sieht vor, diese Änderungen schrittweise von 1. Januar 2024 bis 1. Januar 2028 umzusetzen.
Die Maßnahmen sind grundsätzlich in drei Punkten zusammengefasst:
- Digitale, verpflichtende Mehrwertsteuermeldungen („DRR – digital reporting requirements“):
Betrifft EU Binnenumsätze; soll die „Zusammenfassende Meldung“ ersetzen. Neue Definition der elektronischen Rechnung, elektronische Rechnungslegung als Standardverfahren - Plattformwirtschaft („platform economy“):
Betrifft u.a. Plattformen, die sog. „kurzfristige Unterkunftsvermietungen/Beherbergungen“ anbieten; hier sollen die Aufzeichnungspflichten ausgeweitet werden - Erweiterung einer einzigen, einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung (Stichwort: SVR – single VAT registration):
Betrifft alle Unternehmen; neue verpflichtende & umfassende Quasi-Echtzeit-Meldepflichten zu elektronischen Rechnungen
Zusammengefasst ist ViDA also eine EU-Richtlinie zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystem in der EU, die unter anderem auch neue digitale Meldepflichten mittels e-Rechnung mit sich bringt.
Wie ist der Status Quo bei der Umsetzung von ViDA?
In vielen EU-Ländern wird die digitale Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits kräftig vorangetrieben. Beispielsweise wollen Belgien, Dänemark und Schweden schnellstmöglich mit einer verpflichtenden E-Rechnung starten.
In Spanien existiert bereits eine Art „real-time“-Reporting, wo Rechnungsinformationen innerhalb von vier Tagen an die Finanz gemeldet werden. In Italien gibt es die e-Rechnung im B2B-Bereich seit einiger Zeit, hier müssen Rechnungen vor einer Verbuchung von der Finanzverwaltung freigegeben werden.
In Deutschland tritt ab 1.1.2025 eine Neuregelung für e-Rechnungen in Kraft, die alle Unternehmer betrifft, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt oder eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland haben. Eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird, gilt dann ab 2025 nicht mehr als e-Rechnung, sondern als sogenannte „sonstige Rechnung“ und erfüllt somit nicht die Voraussetzungen, die für eine „e-Rechnung“ gelten.
Gibt es die in ViDA erwähnte e-Rechnung nicht bereits in Österreich?
In Österreich wurde die e-Rechnung bereits vor einigen Jahren eingeführt – aber nur für Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung gestellt werden.
Die sogenannten „Rechnungen an den Bund“ müssen spezielle Anforderungen erfüllen und elektronisch übermittelt werden. Das bedeutet aber nicht, dass man PDF-Rechnungen schicken darf. Ganz im Gegenteil: Rechnungen per E-Mail gelten nicht als eingebracht. e-Rechnungen an den Bund von ProSaldo.net erfüllen diese strengen Richtlinien und Behörden können sie elektronisch weiterverarbeiten.
Was bedeutet ViDA für Unternehmen in Österreich?
Die EU-Kommission hat mit dem ViDA-Vorschlag deutlich gemacht, dass sie durch die Einführung von digitalen Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte die Digitalisierung innerhalb der EU vorantreiben möchte.
Dabei bringt die Einführung der e-Rechnung – auch in Österreich – nicht nur für die Steuerbehörden Vorteile. Für Unternehmen bedeutet dies eine mögliche Effizienzsteigerung (vor allem bei der Zahlungsabwicklung) und eine Reduzierung der Kosten. So können beispielsweise Prozesse automatisiert und interne Abläufe besser überwacht werden.
Was bedeutet ViDA für mich und wie kann ich mich vorbereiten?
Wenn der Vorschlag der Europäischen Kommission in den nächsten Monaten und Jahren umgesetzt wird, werden auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) betroffen sein: In Österreich verfügten laut einer Studie der WKO im Jahr 2018 nur 40% der Unternehmen über ein Buchhaltungssystem, mit dem der elektronische Datenaustausch möglich ist.
Da es fix ist, dass es hier in den nächsten Jahren EU weit umfassende Neuerungen geben wird, sind womöglich Veränderungen in deinen Arbeitsprozessen nötig – gegebenenfalls auch der Umstieg auf konforme Buchhaltungs- bzw. Rechnungslegungssysteme, die den österreichischen bzw. EU-weiten Vorschriften entsprechen.
In Österreich sind „Papierrechnungen“ aktuell immer noch Usus – vielleicht auch in deinem Unternehmen? Vor allem in Word erstellte Rechnungen (die eigentlich gesetzlich unzulässig sind) erfreuen sich immer noch großer Beliebtheit, da immer noch bei vielen ein Wissensdefizit rund um das Thema gesetzlich korrekter Rechnungslegung besteht. Außerdem erfüllen nicht alle am Markt vorhandenen Systeme die Voraussetzungen, um korrekte (e-)Rechnungen zu erstellen.
Setze also auf ein System wie ProSaldo.net, das standardmäßig sämtliche Rechnungen BAO-konform erstellt und außerdem seit vielen Jahren die Möglichkeit bietet, sogenannte „e-Rechnungen an den Bund“ zu erstellen und zu versenden. Die Erweiterung auf die standardmäßige „e-Rechnung“ gemäß dem Vorschlag der EU-Kommission wird in ProSaldo.net zeitgerecht umgesetzt und allen Kunden zur Verfügung gestellt.
Auch wenn die Umsetzung in Österreich wohl erst schrittweise erfolgen wird, macht es gerade für Unternehmen mit B2B-Umsätzen (wenn sie der Umsatzsteuer unterliegen) Sinn, sich bereits jetzt intensiver mit dem Thema „elektronische Rechnungen“ zu beschäftigen und Vorbereitungen zu treffen, damit die möglicherweise notwendige Umstellung von Systemen und Prozessen zeitgerecht erfolgen kann.
Weiterführende Links:
Richtlinien-Entwurf COM (2022)701 zu „VAT in the Digital Age“ (ViDA)“: https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/13186-VAT-in-the-digital-age_de
Offizielle Webseite der Europäischen Kommission: https://commission.europa.eu/index_de
Infos der WKO: https://www.wko.at/digitalisierung/e-rechnung-an-den-bund
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