Was genau ändert sich zukünftig für (Klein-)Unternehmer in Österreich beim Rechnungen schreiben? Wir fassen den aktuellen Stand bezüglich e-Rechnung zusammen und informieren dich über die kommenden (verpflichtenden) Änderungen und die Auswirkungen für dich und dein Unternehmen.
Was genau ist eine e-Rechnung?
Der Begriff „e-Rechnung“ (auch „elektronische Rechnung“) wird in Österreich im alltäglichen Sprachgebrauch verwendet, wenn es um eine digital erstellte und ebenso übermittelte Rechnung geht – zB ein PDF, das alle notwendigen Daten einer herkömmlichen Papierrechnung in digitaler Form enthält. So eine e-Rechnung muss kein spezielles Format haben und kann zB per E-Mail oder als Download zugestellt werden. Grundsätzlich müssen solche „e-Rechnungen“ jedoch bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um von den österreichischen Finanzbehörden als gleichwertig zu Papierrechnungen anerkannt zu werden. Dazu gehört die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung. Dies kann zum Beispiel durch eine sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ sichergestellt werden.
Eine eigene Stellung in Österreich hat die sogenannte „e-Rechnung an den Bund“, also die Rechnungslegung an die öffentliche Verwaltung. Mehr dazu siehe weiter unten.
Strenggenommen ist eine „e-Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (zB XML-Datei im Format „ebInterface“) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird und zumindest die im § 11 Abs. 1 UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale enthält.
Ist eine Rechnung im PDF-Format nicht auch eine e-Rechnung?
Die Beantwortung dieser Frage kommt auf die Definition des Begriffs „e-Rechnung“ an. Grundsätzlich wird auch eine PDF-Rechnung im Alltag als e-Rechnung tituliert, wenn sie die oben erwähnten gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine PDF-Rechnung kann jedoch nie als e-Rechnung an den Bund verwendet werden und entspricht auch nicht der Definition der e-Rechnung gem. den gesetzlichen Vorgaben und EU-Richtlinien.
Gibt es die e-Rechnung nicht bereits in Österreich?
Wie oben erwähnt spricht man in Österreich bereits seit einigen Jahren von der e-Rechnung im Sinne einer „digital erstellten und übermittelten Rechnung“. Diese e-Rechnung hat jedoch nichts mit der e-Rechnung an den Bund bzw. den e-Rechnungen gem. der kommenden EU-Richtlinie zu tun.
Was ist die e-Rechnung an den Bund?
Zusätzlich sind Unternehmen, die Leistungen für den Bund erbringen, seit 2014 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch in einem speziellen Format einzureichen. Das bedeutet nicht, dass man PDF-Rechnungen schicken darf. Ganz im Gegenteil: Rechnungen per E-Mail gelten nicht als eingebracht. Die Einreichung muss im XML-Format von ebinterface über das Unternehmensserviceportal (USP) erfolgen. Dieses Format entspricht dem europäischen Standard und soll sicherstellen, dass die Rechnungen maschinenlesbar und leicht zu verarbeiten sind. Dies dient der Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und Umweltschonung.
In ProSaldo.net können e-Rechnungen an den Bund bereits seit vielen Jahren problemlos erstellt werden.
Was wird sich zukünftig bei e-Rechnungen ändern?
Im Jahr 2019 kam man bei einer EU-Konferenz zu dem Ergebnis, dass es durch die fortschreitende Digitalisierung nötig sein wird, Maßnahmen gegen die neuen Möglichkeiten des Steuerbetrugs zu ergreifen. Aus diesem Grund wurde ein Maßnahmenplan für Änderungen der sog. „Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie“ (MwStSystRL 2016/112/EG) erarbeitet, der unter anderem auch neue digitale Meldepflichten mittels e-Rechnung mit sich bringt.
Dieser Plan wurde unter der Bezeichnung „ViDA“ (= „VAT in the digital Age“; übersetzt „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“) bekannt. Die schrittweise Umsetzung der Maßnahmen soll bis zum 1. Januar 2028 abgeschlossen sein.
Änderungen im Detail und Status Quo
Die Änderungen, die österreichische Unternehmen betreffen, halten sich derzeit noch in Grenzen. Dadurch, dass die Maßnahmen schrittweise bis 2028 umgesetzt werden sollten, ist bislang noch nicht viel passiert. Es ist jedoch damit zu rechnen, dass in den nächsten Jahren zahlreiche neue Herausforderungen bei der Umsetzung der e-Rechnungsverpflichtung auf österreichische Unternehmen zukommen werden.
Mit ViDA kommt auf jeden Fall die verpflichtende, strukturierte e-Rechnung (im Dateiformat entsprechend der EN 16931) im Bereich von innergemeinschaftlichen B2B Umsätzen – also zwischen zwei Unternehmen, die beide ihren Firmensitz innerhalb der EU haben. Die Rechnung muss außerdem innerhalb von zwei Tagen nach Entstehung des Steuertatbestands (also zwei Tage nach Liefer- oder Leistungszeitpunkt) ausgestellt werden. Danach muss innerhalb von weiteren zwei Tagen eine automatisierte Meldung der Umsätze über VIES/MIAS erfolgen. Die 2-Tagesfristen sind jedoch noch nicht sicher, da der Richtlinienentwurf noch nicht endgültig ist. Womöglich wird diese Frist noch um ein paar Tage verlängert.
Man muss davon ausgehen, dass diese Verpflichtungen auch auf Umsätze innerhalb Österreichs ausgeweitet werden. Der Vorschlag der EU-Kommission lässt in diesem Punkt jedoch den EU-Mitgliedstaaten die Wahl.
Wird die neue e-Rechnung auch für Kleinunternehmer in Österreich kommen?
Nach derzeitigem Stand sind hier noch keine Ausnahmen für Kleinunternehmer bekannt. Dies muss jedoch noch nichts bedeuten, da sich die Umsetzung noch im Anfangsstadium befindet bzw. der Richtlinienentwurf noch nicht endgültig ist.
Deshalb sollten sich auch Kleinunternehmer auf die kommenden möglichen Anpassungen und Veränderungen einstellen.
Darf ich dann noch Word-Rechnungen schreiben?
Grundsätzlich entsprechen Word-Rechnungen nicht den Vorgaben der österreichischen Finanzverwaltung. Demensprechend solltest du bereits jetzt – unabhängig von den kommenden Änderungen durch „ViDA“ – von der Rechnungserstellung mit Word Abstand nehmen und auf ein rechtlich einwandfreies System wie beispielsweise ProSaldo.net umsteigen.
Was muss ich nun genau tun? Wie kann ich mich darauf vorbereiten?
Man muss davon ausgehen, dass es in den nächsten Jahren EU-weit viele Neuerungen geben wird. Rechne mit Veränderungen in deinen Arbeitsprozessen und überlege, ob dein derzeit im Einsatz befindliches Rechnungssystem bereits jetzt den österreichischen bzw. EU-weiten Vorschriften entspricht oder ein Umstieg nötig sein wird.
Gerade Unternehmen mit B2B-Umsätzen ist anzuraten, sich bereits jetzt intensiver mit dem Thema „elektronische Rechnungen“ zu beschäftigen. Wahrscheinlich werden Umstellungen von Systemen und Prozessen nötig sein – auch wenn die Umsetzung in Österreich wohl erst schrittweise erfolgen wird.
Mit einem System wie ProSaldo.net ist sichergestellt, dass standardmäßig sämtliche Rechnungen BAO-konform erstellt werden. Weiters können mit ProSaldo.net seit vielen Jahren die sogenannten „e-Rechnungen an den Bund“ erstellt werden. Die Erweiterung auf die standardmäßige „e-Rechnung“ gemäß dem Vorschlag der EU-Kommission wird zeitgerecht umgesetzt und allen Kunden zur Verfügung gestellt.
Steuern und alles, was dazu gehört – das ist Maxis große Leidenschaft. Durch ihre jahrelange Erfahrung, die sie in Steuerberatungskanzleien sammeln konnte, weiß sie genau, welche Themen & Infomationen für Selbstständige am wichtigsten sind.