Ist von Buchhaltung die Rede, spricht man auch meist gleichzeitig von Konten. Aber wozu braucht man Konten, insbesondere in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Was sind Konten in der Buchhaltung?
Konten sind Verrechnungsstellen, denen die einzelnen Buchungen zugeordnet werden. Einen besonderen Stellenwert haben Konten in der doppelten Buchhaltung. Die Konten sind hier streng in Gruppen von 0 bis 9 untergliedert, wobei jeder Gruppe eine Bedeutung zukommt. So steht zB die Gruppe 0 für das Anlagevermögen (Grundstücke, Maschinen, Fuhrpark uä), die Gruppe 1 für Materialvorräte, die Gruppe 2 für Forderungen und Geldbestände, die Gruppe 3 für Verbindlichkeiten, 4 für Erlöse usw.
Insgesamt haben die Konten meist vier Stellen, wobei der Hauptgruppe die genauere Zuordnung hinten angestellt wird. So steht zB meist 2000 für Kundenforderungen, 2700 für Kassa, 4010 für Umsatzerlöse mit 10 % Umsatzsteuer usw. Die Reihenfolge der Kontengruppen spiegelt sich in den Jahresabschlussauswertungen einer doppelten Buchhaltung, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz wider.
Sinn dieses Standards ist, dass jeder externe Leser einer Bilanz wie zB Wirtschaftsprüfer, Bank usw. diese lesen und verstehen können.
Wozu braucht man Konten in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird keine Bilanz erstellt, daher sind die im obigen Abschnitt aufgezählten Kontengruppen nicht relevant.
Dennoch benötigt auch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung solche Verrechnungsstellen, um inhaltlich gleiche Buchungen summieren zu können.
So muss auch die EA-Rechnung am Jahresende Auskunft geben können, wie hoch die Umsatzerlöse insgesamt waren, wieviel für Büromaterial , Telefon, Gehälter uä jeweils ausgeben wurde. Um die Einnahmen- und Ausgabenarten so addieren zu können, benötigt auch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung solche Verrechnungsstellen, denen inhaltlich gleiche Buchungen während des Buchens zugewiesen werden.
Für diese Zuordnungen verwendet die E/A Einnahmen-/Ausgaben-Konten, die zusätzliche verschiedene Funktionen im Programm steuern wie zB
- in welche Kennzahl des Formulares E 1a die Einnahmen bzw. Ausgaben gehören,
- ob es sich um erfolgsneutrale Buchungen wie zB Privatentnahmen handelt,
- welcher Steuercode standardmäßig verwendet wird uvm.
Was sind Verrechnungskonten?
Zusätzlich zu den Einnahmen-/Ausgaben-Konten, welche die „Ursache“ der Geldbewegung aufzeichnen, benötigt das Programm jedoch auch sogenannte Verrechnungskonten, anhand dessen nachvollzogen werden kann, wo das Geld geflossen ist – zB über die Kassa, die Bank, die Kreditkarte uä.
So werden im Normalfall jeder Buchung zwei Konten – also zwei Verrechnungsstellen – zugeordnet.
Einerseits, was der Grund der Geldbewegung war (Telefon, Miete, Wareneinkauf,…) und andererseits, womit gezahlt wurde, wie dem Bankkonto oder der Kassa.
Damit kann ProSaldo.net einerseits auf Knopfdruck ermitteln
- wie hoch der Banksaldo – trotz der unterschiedlichsten Geldbewegungen darauf – ist und anderseits
- wieviel insgesamt – egal ob über Kassa oder Bank bezahlt – für Büromaterial ausgegeben wurde.
Beispiele
Hinweis: Da dieser Blogartikel sich vorrangig dem Verständnis für die Konten in einem Einnahmen-Ausgaben-Rechnungs-Programm wie ProSaldo.net widmet, wird zur besseren Übersichtlichkeit auf umsatzsteuerliche Belange bei den Beispielen verzichtet.
1) Zu Beginn verfügt das Bankkonto über ein Guthaben von EUR 2.000,- und ein Kassenguthaben von EUR 800,-
Buchung:
| Verrechnungskonto: | Bank (BA) | 2000,- |
| EA-Konto: | – | |
| Verrechnungskonto: | Kassa (KA) | 800,- |
| EA-Konto: |
2) Du kaufst Ware um EUR 500,- in bar ein.
| Verrechnungskonto: | Kassa (KA) | -500,- |
| EA-Konto: | Wareneinkauf (WEK) | -500,- |
3) Du bezahlst die Miete über EUR 400,- über das Bankkonto.
| Verrechnungskonto: | Bank (BA) | -400,- |
| EA-Konto: | Miete (MIE) | -400,- |
4) Du kaufst Ware bei einem anderen Lieferanten um EUR 700,- und überweist vom Bankkonto.
| Verrechnungskonto: | Bank (BA) | -700,- |
| EA-Konto: | Wareneinkauf (WEK) | -700,- |
5) Du verkaufst Ware um EUR 1.500 in bar.
| Verrechnungskonto: | Kassa (KA) | 1500,- |
| EA-Konto: | Einnahmen (E00) | 1500,- |
Da das Programm bei jeder Buchung ein Verrechnungskonto als Verrechnungsstelle für die Geldbewegung vorfindet, kann ProSaldo.net auf Knopfdruck alle betreffenden Buchungen zusammenstellen und den Saldo berechnen:
| Verrechnungskonto: | Bank (BA) | 2000,- |
| Verrechnungskonto: | Bank (BA) | -400,- |
| Verrechnungskonto: | Bank (BA) | -700,- |
| Saldo Bank | +900,- | |
| Verrechnungskonto: | Kassa (KA) | +800,- |
| Verrechnungskonto: | Kassa (KA) | -500,- |
| Verrechnungskonto: | Kassa (KA) | 1500,- |
| Saldo Kassa | +1800,- |
Durch das Einnahmen-Ausgabenkonto kann ProSaldo.net zusätzlich genau ermitteln, wie viel für Ware ausgegeben wurde, obwohl diese auf unterschiedliche Art bezahlt wurde.
| EA-Konto: | Wareneinkauf (WEK) | -500,- |
| EA-Konto: | Wareneinkauf (WEK) | -700,- |
| Saldo Wareneinkauf | -1200,- |
Wird mit Umsatzsteuer/Vorsteuer gebucht, kommt der Unterscheidung zwischen EA-Konto und Verrechnungskonto noch mehr Bedeutung zu. Das Verrechnungskonto zeigt immer den Bruttobetrag (= Geldfluss) und das EA-Konto den Nettobetrag, da die Umsatzsteuer nur ein Durchläufer ist und daher keine tatsächliche Einnahmen bzw. Ausgabe darstellt.
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.