Seit Oktober 2019 kannst du nun auch E-Rechnungen an den Bund direkt mit ProSaldo.net übermitteln. In diesem Blogartikel möchten wir dir Schritt für Schritt zeigen, wie du das am Einfachsten machen kannst.
Schritt 1: Registrierung im USP
Damit du deine e-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung einbringen kannst, ist zunächst eine Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP -www.usp.gv.at) erforderlich.
Wie genau die Registrierung abläuft findest du in diesem Blogartikel.
Schritt 2: Definition beim Kontakt
Du kannst beim Kontakt unter dem Menüpunkt „Sonstiges“ die automatische E-Rechnung an den Bund aktivieren.
Hier bestätigst du dies mit einem Häckchen bei „Rechnung an den Bund“.
Schritt 3: Rechnung schreiben
Du gehst unter „Rechnung“ und wählst den gewünschten Kontakt aus. Solltest du dem Kontakt noch nicht die Funktion „Rechnung an den Bund hinzugefügt haben, kannst du dies noch nachträglich während der Rechnungserstellung tun. Hierfür wählst du beim Schreiben deiner Rechnung die Option „Rechnung an den Bund“ aus und füllst die daraufhin erscheinenden Felder aus.
Hier gibst du die Lieferantennummer und die Auftragsreferenz, die du bei deinem Auftraggeber erfährst, ein. Diese kann eine Bestellnummer, eine Einkäufergruppe oder eine Einkäufergruppe:Referenz sein. Ebenso werden deine Kontodaten automatisch übernommen und es erscheint automatisch die E-Mail-Adresse deines Benutzers. Alle Daten kannst du hier aber nochmals bearbeiten.
Da das alles Pflichtangaben sind, ohne die du keine E-Rechnung an den Bund senden kannst, sind diese Felder, sowie der Empfängername, obligatorisch auszufüllen. Danach klickst du auf „Erstellen“.
Deine Rechnung erscheint in der Liste der Rechnungen mit einem Haken bei „E-Rechnung“.
Mit dem Klick auf die drei Punkte in der Zeile der jeweiligen Rechnung, öffnen sich die Optionen für die Rechnung. Um diese nun ans USP zu schicken gehst du auf „E-Rechnung“ und wählst dort aus, ob du die Rechnung zum manuellen Upload beim USP als XML -File downloaden und lokal abspeichern möchtest, oder ob du sie direkt aus ProSaldo.net uploaden möchtest.
Option „Download“:
Hier findest du auch den direkten Link zum Unternehmerserviceportal.
Option „Upload“:
Tage dazu noch deinen Benutzernamen und dein Passwort von USP ein. Dazu musst du aber bereits einen Webservice-Benutzer im Unternehmensserviceportal angelegt haben. Nähere Angaben über die Anlage eines Webservice-Benutzers im Unternehmensserviceportal findest du in einem unserer Blogartikel.