Wie heißt es so schön in der Werbung: Am 32. Dezember ist es zu spät!
In diesem Fall geht es um die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen Investitionen oder andere betriebliche Ausgaben noch in diesem Jahr durchgeführt werden sollen. Gleichgültig, ob du als EA-Rechner Investitionsbegünstigungen in Anspruch nehmen möchtest oder ob du andere Maßnahmen zur Gewinnoptimierung andenkst.
Doch in welchen Fällen zahlt sich ein Vorziehen von Investitionen und Ausgaben aus und kann ich mir das überhaupt leisten? Wir zeigen in diesem Artikel, worauf du achten musst und wie du zu einer verlässlichen Entscheidungsgrundlage kommst.
Investieren ja oder nein?
Bevor man diese Frage beantwortet, sollte man unbedingt wissen, in welchem Gewinnbereich das aktuelle Jahr abschließen wird. Außerdem ist es wichtig zu wissen, ob jetzt – und auch für die nächsten Monate – ausreichend verfügbare finanzielle Mittel vorhanden sind.
Prüfe, wie hoch der Jahresgewinn ausfallen wird
Um abzuschätzen, ob Investitionen bzw. Ausgaben in diesem Jahr noch sinnvoll sind, sollte man sich einen möglichst klaren Blick auf das zu erwartende Gesamtergebnis verschaffen. Verfügt man über keine aktuelle Budgetplanung mit Soll-Ist-Vergleich, kann man sich mit nachfolgender einfacher und rascher Berechnung zumindest einen ungefähren Überblick über die Größenordnung des Gewinnes verschaffen.
Als Basisbetrag kann man dafür die Kontensalden durch die Anzahl der gebuchten Monate dividieren und mit *12 auf einen Jahresbetrag hochrechnen.
Als nächstes sollten die im aktuellen Jahr noch fehlenden Monate im Vorjahr überprüft werden, ob noch besondere Ausgaben (wie zB die Fälligkeit von Jahresversicherungen, Endabrechnungen, Weihnachtsgeld) zu erwarten sind. Solche zu erwartenden Ausgaben werden den Basisbeträgen der Kontensalden als weitere Ausgabe hinzugefügt.
Im nächsten Schritt ist für EA-Rechner abzuschätzen, welche Einnahmen aus den bereits gestellten, sowie aus den noch zu fakturierenden Rechnungen heuer noch zu erwarten sind.
Hierbei sollte beachtet werden, dass Kunden, die selbst auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind, aus Gewinnoptimierungsgründen noch sehr kurz vor dem Jahreswechsel ihre offenen Rechnungen begleichen könnten. Zur besseren Abschätzung ist sicherlich auch ein Blick in die Einnahmen der einzelnen Monate im Vorjahr hilfreich.
Diese geschätzten Einnahmen werden als Einnahmeposition hinzugefügt.
Ein weiterer Blick ins Vorjahr ist hilfreich, um herauszufinden, mit welchen gewinnverändernden Positionen im Zuge des Jahresabschlusses zu rechnen ist, wie zB:
- Bewirtungsspesen: Werden die Bewirtungsspesen unterjährig gesamt als Ausgabe verbucht, müssen diese für den Jahresabschluss um die Hälfte gekürzt werden. In diesem Fall sind 50 % der Bewirtungsausgaben als Einnahme hinzuzurechnen.
- Privatanteile für PKW, Telefon uä: Werden die Beträge für gemischt genutzte Ausgaben unterjährig gesamt auf das Ausgabenkonto verbucht, muss der Privatanteil dafür als Einnahme wieder hinzugerechnet werden.
- AfA: Die Absetzung für Abnutzung wird erst im Zuge des Jahresabschlusses als Ausgabe angesetzt und kann dabei – je nach Umfang der Anlagegüter – ein wesentlicher Posten sein.
Nimm dein Anlagenverzeichnis vom Vorjahr zur Hand und prüfe, für welche der darin enthaltenen Anlagegüter auch heuer noch AfA anfallen wird (die also im Vorjahr noch nicht zur Gänze abgeschrieben waren). Setze den Gesamtbetrag als weitere Ausgabe hinzu. Prüfe nun die Anlagenankäufe des aktuellen Jahres und berechne oder schätze anhand ähnlicher Anlagenpositionen im Vorjahresverzeichnis die zu erwartende AfA. Auch diese wird als weitere Ausgabenposition hinzugefügt.
Berechne den Gesamtbetrag aus dem Basisbetrag plus Korrekturen aus Bewirtungsspesen und Privatanteilen abzüglich AfA. Verfügst du über ein Steuerberechnungsprogramm wie zB den Steuer-Experten von haude electronica kannst du auch mit der Berechnung des letzten Jahres die ungefähre Höhe der heuer zu erwartenden Einkommensteuerbelastung ermitteln.
Auswirkung der Investition auf Liquidität
Als Einnahmen-Ausgaben-Rechner haben Ausgaben erst ergebnisverändernde Wirkung, wenn sie bezahlt werden (Ausnahme dabei sind Investitionen in Anlagegüter, da sich die AfA nach der Inbetriebnahme richtet). Daher sollte im nächsten Schritt auch unbedingt eine Liquiditätsanalyse durchgeführt werden, also eine Überprüfung der tatsächlich verfügbaren Geldmittel. Diese Analyse sollte nicht nur für den geplanten Kaufzeitraum durchgeführt werden, sondern – ganz insbesondere bei größeren Anschaffungen – schon einige Monate darüber hinaus.
Einen ungefähren Überblick über die Liquiditätsentwicklung kann man sich mit einer einfachen Tabelle in einem Tabellenkalkulationsprogramm verschaffen.
1. Für einen zwölfmonatigen Planungszeitraum legst du in der Tabelle 13 Spalten an – für Beschriftung, aktuelles Monat und je eine für die darauffolgenden 11 Monate. Trage diese als Spaltenbeschriftung in der ersten Zeile ein.
2. In der zweiten Tabellenzeile beginnst du die Planung mit der Position „verfügbare Mittel“ und trägst darin im aktuellen Monat alle verfügbaren Mittel (Bankguthaben und Barbeträge) ein.
3. Darunter beginnt die Planung der Einnahmen. Betreibst du ein Unternehmen mit relativ konstanter Auftragslage, kann eine Planung der Einnahmen basierend auf den Vorjahreswerten (sofern die Auftragslage annähernd gleich geblieben ist) vorgenommen werden. Arbeitest du hingegen mit größeren Einzelprojekten, sollte die Planung auch darauf basieren. Bereits fixe und vom Zahlungszeitraum her einschätzbare Projekte werden im Einnahmenbereich erfasst.
Nicht konkret abschätzbare Projekte sollten nicht erfasst werden. In diesem Fall wird deine Liquiditätsanalyse möglicherweise Negativ-Beträge ergeben, du kannst jedoch ablesen, welche Auftragssummen erforderlich sind, um alle Rechnungen bezahlen zu können bzw. um auch die geplanten Investitionen zu finanzieren.
4. Für die Planung der Ausgaben druckst du die Kontoauszüge der letzten 12 Monate für die Ausgabenkonten aus. Lege für jedes Konto eine Zeile in der Tabellenkalkulation an und trage die nötigen laufenden Ausgabe (Achtung, Umsatzsteuer hinzurechnen!) ein.
Überdenke nun, welche Ausgaben in den kommenden Monaten anfallen könnten, die jedoch möglicherweise in den Ausgaben-Konten nicht enthalten waren:
- erforderliche Entnahmen für die private Lebensführung
- Einkommensteuer-Vorauszahlungen
- GSVG-Vorauszahlungen
- Umsatzsteuer-Vorauszahlungen entsprechend der geplanten Einnahmen
- (gesetzliche) Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter samt steigender Gehaltsnebenkosten
- Zustand des Fuhrparks – könnten größere Reparaturen anstehen?
- Zustand und Aktualität von Maschinen, Werkzeugen und EDV – muss hier mit Reparatur- oder Austauschkosten gerechnet werden?
- Ist der aktuelle Versicherungsschutz des Betriebes ausreichend oder könnten zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sein?
Wenn du eine professionelle Planung mit einer eigenen Software vorziehen, wäre hier das Programm „Plan4You“ empfehlenswert, mit dem du verschiedene Szenarien durchrechnen kannst.
Entscheidung
Ergibt sich aus der Planrechnung ein Gewinn in einkommensteuerpflichtiger Höhe (jeder die „Nullzone“ von EUR 11.000,- übersteigende Euro) und zeigt die Liquiditätsplanung verfügbare Mittel, dann kann das Vorziehen ohnedies notwendiger Ausgaben und Investitionen in das noch laufende Jahr guten Gewissens angedacht werden.
Schnelle Investition mittels Fremdfinanzierung?
Ob sich eine Investition mit fremden Mitteln rechnet (und auch für das Unternehmen tragbar ist), sollte nur mit der professionellen Hilfe eines Steuerberaters entschieden werden. In diesem Fall sollte das Planergebnis so exakt wie nur möglich ermittelt werden, um dazu den genauen Einkommensteuer-Tarif ermitteln zu können. Befindet man sich im unteren Bereich der Steuerprogression, könnten die Finanzierungskosten den anzuwendenden Steuertarif auch übersteigen. Auch sollte die Frage hier keinesfalls ohne eine möglichst genaue und professionelle Liquiditätsrechnung beantwortet werden, da die Finanzierungskosten eine zusätzliche Belastung der verfügbaren Mittel darstellen.
Hinweis: Der Inhalt dieses Blog-Artikels bezieht sich auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.