Mega-Trend „Künstliche Intelligenz“ und der Einsatz in der Buchhaltung

Was bedeutet KI genau? Wem nutzt diese? Wie erleichtert KI die Buchhaltung? Welche Prozesse werden einfacher? Was haben Kleinstunternehmer davon? Und: Warum sich ProSaldo.net-User über noch mehr intelligente Hilfe freuen dürfen.

Künstliche Intelligenz (KI) bzw. Artificial Intelligence (AI) ist in aller Munde. Was genau ist mit dem Begriff gemeint?

Künstliche Intelligenz bezieht sich auf die Entwicklung von Computersystemen und Algorithmen, die Aufgaben ‚menschenähnlich‘ durchführen können. Also Aufgaben lösen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Wie beispielsweise Spracherkennung, Bilderkennung, Mustererkennung, Entscheidungsfindung und Problemlösung. KI-Systeme sollen komplexe Aufgaben automatisieren oder optimieren, indem sie große Datenmengen analysieren und daraus Muster und Erkenntnisse ableiten. KI-Systeme sind auf der Basis von maschinellem Lernen, neuronalen Netze und anderen Technologien aufgebaut. ‚Machine Learning‘ bedeutet, dass das KI-System mit jedem neuen Prozess, Text oder Geschäftsfall, mit jeder neuen Dateneingabe, das eigene Wissen erweitert und so die Genauigkeit und Treffsicherheit stetig erhöht wird.

In welchen Branchen siehst du den größten Nutzen für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz?

Es gibt zahlreiche Branchen, die von der Nutzung von Künstlicher Intelligenz profitieren werden. Beispielsweise im Gesundheitswesen, speziell in der Radiologie, kann KI genutzt werden, um Krankheiten frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen. In der Bildung kann KI personalisierte Lernprogramme entwickeln, die auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten des Einzelnen abgestimmt sind. In der Automobilindustrie – wie wir alle schon wissen – wird KI genutzt, um selbstfahrende Autos zu entwickeln, Verkehrsstaus zu reduzieren und Unfälle zu vermeiden.

Und natürlich im gesamten Bereich Rechnungswesen. Ich bin dann total begeistert von neuen Technologien wie KI, wenn sie uns direkten Nutzen im Alltag bringen. Deshalb freue ich mich jetzt auch unbändig, dass sehr bald auch die Anwender von ProSaldo.net noch mehr intelligente Unterstützung in Form von KI-unterstützten Buchungsvorschlägen bekommen.

Wie funktioniert Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung?

Viele Tätigkeiten in der Buchhaltung wiederholen sich von Monat zu Monat. Man könnte nun deshalb vielleicht meinen: ‚Perfekt‘, mit ‚copy & paste‘ habe ich die Buchhaltung beim nächsten Mal erledigt. Doch so einfach ist es dann leider doch nicht. Denn die Buchungsvorgänge unterscheiden sich trotzdem.

Eine Lösungsmöglichkeit für dieses Thema ist das Schaffen von Regeln. Wir sagen der Maschine, was sie genau in welchem Fall tun soll. So arbeiten viele aktuelle Software-Lösungen und erleichtern dabei sicherlich das Leben der Anwender. Gleichzeitig stoßen sie an ihre Grenzen. Warum? Viele unterschiedliche Situationen erfordern viele Regeln. Beispielsweise buche ich die Tankrechnung einmal auf ‚Autokosten“. Das ist eine einfache Regel. Aber was, wenn ich beim nächsten Mal bei der Tankstelle Essen einkaufe? Dann ist die Regel falsch. Was tue ich dann? Wieder eine neue Regel? Außerdem sind die rechtlichen Regeln für manche Buchungsvorgänge vielschichtig, wie zB bei der Umsatzsteuer.

Das heißt: Dieser Ansatz mit den Regeln ist sehr komplex. Viele Regeln heißt dann zB auch viele Ausnahmen. Zwar unterstützt die Maschine den Menschen auch in diesem Fall, aber nur im vorhergesehenen Umfang. Das ist ein Ansatz der 90er Jahre.

Viele interessanter sind die neuen Möglichkeiten. Nämlich eine Maschine so zu programmieren, dass sie eigenständige Intelligenz entwickeln kann und auf Lösungen kommt, an die wir nicht gedacht haben. Klingt nach Magie? Das ist es auch. Die Maschine lernt wie wir zu arbeiten. Nach einiger Zeit weiß die Maschine, ob eine Rechnung von der Tankstelle auf das Konto Auto oder das Konto Verpflegung gebucht wird.

Welche Prozesse erleichtert KI in der Buchhaltung?

Wie bereits erwähnt ist der Bereich Buchhaltung für den Einsatz von KI bestens geeignet, weil sich viele Dinge immer wieder wiederholen und es auch viele Routinetätigkeiten gibt. Solche Prozesse sind beispielsweise:

• Einscannen und Auslesen von Belegen
  Eigentlich ist dies eine schwierige Aufgabe. Manchmal ist das Papier schräg eingescannt, die Schrift ist unklar, das Papier hat einen Fleck, jeder Beleg sieht anders aus,… Was macht nun die KI? Die Maschine lernt aus der Vielzahl unterschiedlicher Belege Informationen wie Datum, Rechnungsbetrag, Produkttext, Firma zu extrahieren. Je öfter die Maschine das getan hat, desto mehr unterschiedliche Varianten kennt sie. Diese Funktion ist bei ProSaldo.net übrigens bereits seit Jahren beim Scannen und Buchen im Einsatz.
• Verbuchen von Belegen
  Es soll genügen, einen Beleg einzuscannen, dann schlägt der Computer die richtige Verbuchung vor. Du als Anwender hast nicht die Mühe. Der Buchhalter hat weniger Arbeit. Das bedeutet wiederum für dich: Weniger Ausgaben für Buchhaltung!
• Qualitätskontrolle
  KI kann unsere Buchhaltung überprüfen und melden, wenn es Auffälligkeiten gibt. Es ist beispielsweise denkbar, dass in einigen Jahren Belege stapelweise eingescannt werden. Der Computer gibt also aus: Bei Beleg 1, 10, 120 muss die Umsatzsteuer kontrolliert werden. KI hat nämlich noch einen riesigen Vorteil: KI wird nicht müde! Wir können den Computer unsere Arbeit kontrollieren lassen, wenn wir am Ende des Tages nach Hause gehen.
• Verbuchen von Kundenzahlungen
  Vielleicht ist dies weniger wichtig bei Kleinbetrieben, aber bei großen Buchhaltungen ist die Zuordnung von Zahlungen viel Arbeit. Was leistet die KI hier? Die Zahlungen werden automatisch offenen Rechnungen zugeordnet. Der richtige Kunde wird ermittelt, die Differenzen werden automatisch ausgebucht.

Warum sollten gerade Klein- und Kleinstunternehmer auf intelligente Software setzen?

Ich mag folgende Vorstellung: In ein paar Jahren scannst du Belege deines Unternehmens laufend ein und kümmerst dich gar nicht mehr um die Verbuchung. Am Ende des Monats sagt der Computer, du musst dir Beleg A, B, C anschauen, weil dort ein paar Unstimmigkeiten aufgefallen sind. Der Computer erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch, du drückst nur auf den Knopf.

Klingt das nach Utopie? Mag sein, aber genau das ist meine Vision. Und mithilfe der neuen Technologien ist dies auch eine machbare Vision.

Unternehmer sollen von all diesen lästigen Tätigkeiten so weit wie möglich befreit werden und dabei auch kostengünstig unterwegs sein.

Als Kleinunternehmer hast du viele Aufgaben. Besser ist, du investierst deine Zeit in deine Kunden, deine Mitarbeiter, Deine Produkte und Dienstleistungen. Ein intelligentes System in deinem Rechnungswesen erspart dir also ganz viel Zeit.

Wie sieht es mit KI und ProSaldo.net aus?

Bei ProSaldo.net ist KI-Unterstützung schon seit langem im Einsatz, zB bei der Funktion Scannen und Buchen von Belegen. Die Maschine lernt aus der Vielzahl unterschiedlicher Belege Informationen wie Datum, Rechnungsbetrag, Produkttext, Firma zu extrahieren. Je öfter die Maschine das getan hat, desto mehr unterschiedliche Varianten kennt sie. Jetzt arbeiten wir gerade an etwas ganz Neuem. Und ich freue mich sehr, dass wir diese Funktion jetzt ausgerollt haben. Anwender von ProSaldo.net bekommen nun intelligente Buchungsvorschläge.

Wie funktioniert das mit den intelligenten Buchungsvorschlägen in ProSaldo.net?

Auf den ersten Blick sieht dies für den Anwender vielleicht nicht nach einer großen Veränderung aus, doch das System im Hintergrund arbeitet komplett anders. Du als ProSaldo.net-Anwender hast wie gewohnt deine Buchungsmaske vor dir und kannst wie immer deine Buchung machen. Aber jetzt bekommst du zusätzlich drei Buchungsvorschläge, die das System für dich erkannt hat. Du kannst nach wie vor deine Buchung eintippen, wenn du möchtest. Du kannst aber auch den Buchungsvorschlag auswählen, der entweder bereits beim ersten Mal zu 100 Prozent stimmt oder der deiner Buchung am meisten entspricht. Wählst du einen intelligenten Buchungsvorschlag aus und korrigierst ihn gegebenenfalls leicht, dann lernt das System für die nächste Buchung im nächsten Monat und du bekommst dann sofort die richtige Buchung vorgeschlagen. Ein Klick und du bist fertig. Die Zeitersparnis ist enorm.

KI kann schon auch mal „spooky“ wirken und ist für manche auch negativ behaftet. Kannst du diese Skepsis oder Abwehr nachvollziehen?

Ja das kann ich prinzipiell sehr gut. Es ist zutiefst menschlich, neuen Dingen oder neuen Technologien erstmal auch etwas skeptisch gegenüberzustehen. Gleichzeitig versuche ich bewusst diesen Sprung zu machen und offen zu sein. Ich glaube, dass KI vor allem in jenen Bereichen Angst machen kann, wo es um das Analysieren und Bewerten von sehr persönlichen Daten geht. Weiters ist in den vielen Diskussionen rund um Künstliche Intelligenz wohl die Angst vorherrschend, dass der Computer den Menschen ersetzt. Ich sehe das so, dass sich Arbeitsschwerpunkte verschieben werden und die KI dazu beiträgt, dass wir sinnvollere Arbeit machen können. Technologie nimmt uns Routinetätigkeiten ab, die wir – im besten Fall – ohnehin nie machen wollten. Wer möchte zum Beispiel Texte am Handy nicht mehr mit den automatischen Vorschlägen für das Vervollständigen von Worten tippen?

Wo im Alltag fasziniert dich persönlich der Einsatz von Künstlicher Intelligenz?

Da gibt es einige Bereiche. Aber zum Beispiel fasziniert mich die ‚Magie‘ hinter modernen Aufzügen. Vor allem wenn ich in den USA bin und dort die hypermodernen Aufzüge in den meterhohen Wolkenkratzern benutze. Dieses Hochhaus hat vielleicht 80 oder 100 Stockwerke und dennoch – egal in welchem Stockwerk ich gerade bin und wo ich gerade hinmöchte – ist der Aufzug in Sekunden da. Ein komplexes intelligentes System dahinter errechnet in Bruchteilen von Sekunden, welcher Aufzug in meiner Nähe ist und wie ich am schnellsten in Stockwerk xy gelange, welche Stockwerkkombinationen Besucher zu welchen Zeiten typischerweise eintippen. Ich finde das sehr cool! Und das hat natürlich jetzt nicht nur eine Faszination für einen Touristen wie mich. In so einem Gebäude arbeiten oft hunderte bzw. tausende Menschen. Es ist wichtig, dass diese nicht ihren halben Arbeitstag mit dem Warten auf den Aufzug verbringen, sondern schnell von hier nach dort kommen! Einfach faszinierend! 😊